【学位工作】2018年6月授位临床统招硕、博士学位档案归档要求及领取学位证的通知

齐鲁医学院2018年6月授位临床（统招）研究生及各培养医院：

现将齐鲁医学院2018年6月授位统招研究生学位档案归档按照“规范学位档案整理、完整报送学位档案后方”按时、按要求完成。

一、《研究生管理系统》中有关信息录入：

学生登陆并完成《研究生管理系统》中学位档案相关信息录入：登陆《研究生管理系统》（http://www.gradms.sdu.edu.cn/login）选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，进入卷内目录填写界面。  

填写数据要求如下： （形成时间为当时填写此材料的时间）

例：

注意以下几点：

（1）页面中如显示灰色部分为系统自动生成，学生不能更改。

（2）形成时间格式为YYYY,MM，份数、页数为数字格式；份数为同一种类型的材料有几份；页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页双面如果都有内容为2页)，如：论文答辩表决票5份，每份1页，那么份数填5 ，页数应该填5 ；论文页数填写论文总页数。

（3）信息填写完毕后，点击提交按钮。  

（4）表决票的粘贴方法如图：左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角标流水号。

二、打印学位档案 卷内目录并依照目录整理档案
研究生管理系统内选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，点击“打印”按钮，打印卷内目录。然后，根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

（一）归档材料报送内容及要求：

   1、学位档案材料1份。  

注意：各培养单位请将学位档案材料整理，按学生类型及学号顺序排放整齐！

   2、博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（博士2寸\硕士1寸），放在统一发放的照片袋内；

   3、博士生论文答辩照片三张. 导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人答辩正面照。

学生要求：每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师，ⅹⅹⅹ正在答辩，ⅹⅹⅹ与答辩委员）每人装一个信封，信封上写学生学号、类型与姓名）。

培养单位要求：请将本单位所有博士研究生照片装入一个文件袋并注明学生类型、学号、姓名、人数。

（二）档案材料的整理与立卷：

   1、打印卷内目录：（1）在自己的系统中打印；（2）第一页目录，只填写形成时间、页码；（3）目录页不编页码；（4）目录后一页为第一页，顺序编页码，有字即是一页，正反面的算2页；

   2、文件组卷：博士、硕士学位材料按人组卷，一人一卷。一般每卷不超过 200 页；

   3、排序：博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列；

   4、编码：按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、… ）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标，学位论文封面右下角接学位档案末页进行编号。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致（页号为此材料的起始号，系统自动生成，如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误，请修改更正。）

   5、填写卷内备考表：请点击《备考表》（附件1）下载；立卷人（秘书签字）、审核人（分管领导签字），时间填好！此表按顺序附最后一页即可,不用编号.

   6、填写卷皮：  

案卷题名：山东大学2017-2018学年毕业 （本人姓名） 博士（硕士）学位申请书、学位论文等。

归档单位：临床医学院

起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如： 2017.09-2017.12

页号： 论文封面右下角铅笔编的流水号  

装订：方法是三孔一线，装订前应去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。三孔一线方法如图：

学位档案规格与质量要求：

   1、凡归档的学位文件材料均应是原件。

   2、归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。

   3、归档文件材料应统一规格。

   4、归档材料应该完整正确。

   5、照片归档具体规格如下：

（1）博士、硕士毕业生个人正面免冠彩色照片一张（博士2寸、硕士1寸）；

（2）博士生论文答辩照片三张分别为：导师与学生合照、学生与全体答辩委员合照、学生本人答辩正面照。

学生要求：每张照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师，ⅹⅹⅹ正在答辩，ⅹⅹⅹ与答辩委员）电子版刻光盘提交，每人装一个信封，信封上写学生学号、类型与姓名），

培养单位要求：请将本单位所有博士研究生照片装入一个文件袋并注明学生类型、学号、姓名、人数。

（三）各培养单位须核查以下归档材料及内容（见下表）

	序号	检查内容	备注
格 式 部 分	1	卷内目录是否自己在系统内打印
	2	是否按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列
	3	标号是否正确	按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、… ）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标。
	4	编号完成与卷内目录核对页号是否一致
	5	最后一页是否为备考表
内 容 部 分	1	归档的学位文件材料是否均为原件。研究生学位论文是否为打印原稿，且为研究生及其导师亲笔签名的正本
	2	用笔及书写是否符合要求	归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。
	3
卷 皮 部 分	1	案卷题名：山东大学 2017-2018学年毕业 （本人姓名） 博士（硕士）学位申请书、学位论文等。
	2	归档单位：临床医学院
	3	起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如：   2017.09-2017.12
	4	页号：论文首页右下角铅笔编的流水号
装 订 部 分	1	是否按规范要求装订成册。
	2	是否为三孔一线法，线是否拉紧系好；
	3	装订前是否已去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。
	4	是否将装订本侧面的棱折好	一般20页左右一个棱

三、学位档案归档及学位证领取时间：

各授位研究生请于2018年6月26-29日将学位档案材料报送至各医院教育处，归档工作完成后方可领取学位证书。 请各医院教育处收齐之后，附一份学生名单（附件2），将档案交到综合楼610办公室。

四、特别提示:

1、学生归档涉及材料之前交到齐鲁医学院研究生处的到综合楼610领取，交到各医院教育处的到医院教育处领取，档案袋、照片袋以及学位证书请各医院教育处负责老师6月26日到综合楼610办公室领取。

2、凡领回档案中一式两份的材料此次学位档案整理过程中仅装入一份，如报名表及学位审批书（或专业学位申请书）、成绩单等。

3、请检查各自学位审批书（申请书）最后一页“学位证书编号”一栏是否填写及毕业审批书中“毕业证书编号”一栏是否填写，相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。

4、学位审批书或专业学位申请书 最后一页校学位评定委员会信息请按如下填写：学位审批书或专业学位申请书 最后一页校学位评定委员会信息请按如下填写：校学位评定委员会人数51人；出席委员人数39人；同意授予学位票数，39；不同意授予学位票数，0；弃权票数，0 。会议时间：2018年6月20日。

    以上4、5 请务必按要求补充并填写，否则会导致个人档案信息不完整。

齐鲁医学院研究生处

2018.06.25