各培养医院及2022年3月授位的医学融合与实践中心统招全日制研究生：
现将齐鲁医学院2022年3月授位的医学融合与实践中心全日制统招研究生学位档案归档及学位证领取工作安排如下，请各培养医院及申请学位学生按照“规范学位档案整理、完整报送学位档案及相关材料后，方可领取学位证的原则”按时、按要求完成。
一、归档内容
1.学位档案材料1份。
2.归档学位论文1本（线装本，独立本，不装订在档案卷中），论文侧面下方“山东大学”下面用碳素签字笔写上自己的名字。
注意：各培养单位请将学位档案材料与线装论文分别整理，按学生类型及学号顺序排放整齐。
3.博士（2寸）、硕士（1寸）授位学生个人正面免冠彩色照片一张，学生背面写明学号姓名。
注意：各培养单位请将寸照按照博士硕士、学号大小进行排序，统一装入一个信封。
4.博士生论文答辩照片三张（5寸-7寸）。博士三张纸质版照片装一个信封，信封写明学生学号、姓名与学生类型。无须刻录光盘。
（1）导师与学生合照。（照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师）
（2）学生与全体答辩委员合照。（照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与答辩委员会）
（3）学生本人正在答辩的正面照。（照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ正在答辩）
二、《研究生管理系统》中有关信息录入
学生登陆并完成“研究生管理系统”中学位档案相关信息录入：登陆“研究生管理系统”（http://www.gradms.sdu.edu.cn/login）选择“档案管理-学位档案管理-填写卷内目录”菜单，进入卷内目录填写界面。
1.填写数据举例如下（形成时间为当时填写相应材料的真实时间）：
材料名称 |
形成时间 |
份数 |
页数 |
备注 |
《硕士学位论文答辩申请书》 |
2022.3 |
1 |
4 |
|
2.页面中如显示灰色部分为系统自动生成，学生不能更改。
3.（1）形成时间格式为YYYY,MM；
（2）份数是指同一种类型的材料有几份，份数为数字格式；
（3）页数是指同一种类型的材料一共有多少页，份数为数字格式。单面为1页，双面若都有内容为2页。举例：论文答辩表决票5份，每份1页，那么份数填5，页数应该填5；
4.信息填写完毕后，点击提交按钮。
三、打印《卷内目录》，并依照目录整理档案
研究生管理系统内选择“档案管理-学位档案管理-填写卷内目录”菜单，点击“打印”按钮，打印卷内目录。然后，根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。
（一）档案材料的整理与立卷
1.打印卷内目录
（1）第一页目录，只填写形成时间、页码；
（2）目录页不编页码；
（3）目录后的一页为第一页，顺序编页码，有字即是一页，正反面有字的算2页。
2.排序
博士、硕士研究生学位材料按照各自相应《卷内目录》的文件序号循序进行排列。
3.表决票的粘贴方法
左对齐粘在一张A4白纸上，阶梯排列露出红章。每张表决票右下角标页码，一张表决票一个页码，用于贴表决票的的白纸不标页码。
4.归档材料说明
（1）《临床轮转考核手册》放入复印件即可。八年制博士无此项材料，但目录里有此项，只需在对应位置放入一张写“八年制博士无《临床轮转考核手册》”的A4纸。
（2）《临床医学专业学位研究生阶段考核情况表》为“执业医成绩复印件”。
（3）《个人培养计划表》由博士生在研究生信息管理内导出，导师签字，八年制博士生无此项材料。
（4）《答辩申请书》由齐鲁医学院返给学生，请装入《备考表》前一页，页码编入前一项材料内即可。
（5）学术学位对应《学位审批书》，专业学位对应《（专业）学位申请书》，两者效力相同，只是针对学术/专业类型进行区分，不可混淆，由齐鲁医学院返给学生。【规培考试延期通过此次授位人员，此项材料的最后一页须更换，更换页已夹入学位档案。】
（6）《预答辩意见书》只有博士生需要，由齐鲁医学院返给学生。
（7）《学位论文评阅书》需盖章，匿名送审的由齐鲁医学院学院返给学生。评阅书数量说明：学位档案归入能够证明此次正常授位的全部评阅书，即首次评阅仅有大修，后申诉（/复审送原专家）的，有正常评阅份数+1份评阅书；首次评阅有不合格/不同意且符合申诉条件提出申诉的，共有正常评阅份数+2份评阅书。
（8）《成绩单》、《毕业审批表》由齐鲁医学院返给学生，八年制学生档案归入本科阶段成绩单。【规培考试延期通过此次授位毕业人员，此两项材料须更换，更换页已夹入学位档案】
（9）如卷内目录不涉及但由学院返给学生的材料，都装入《备考表》前一页，编码编入至前一项材料内。【规培考试延期通过此次授位人员，卷内目录无需因为页码的更改而更改，只需并入多余材料至《备考表》前一页。】
5.编码
按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（1、2、3、…）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号，白纸不标。编号完成后，与《卷内目录》核对页号是否一致（页号为此材料的起始号，系统自动生成，如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误，请修改更正）。
6.填写卷内备考表
请下载附件一《备考表》，填写时间，立卷人填写自己姓名，审核人空着。此表按顺序附最后一页即可,不需编号。
7.填写卷皮
（1）案卷题名：山东大学2021-2022学年毕业 （本人姓名） 博士/硕士学位申请书、学位论文等。
（2）归档单位：齐鲁医学院
（3） 起止时间：卷内文件最早时间-卷内文件最晚时间。举例：2019.09-2022.03。
（4）装订：方法是三孔一线，装订前应去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。三孔一线方法如图：
8.文件组卷
博士、硕士学位归档材料按人组卷，一人一卷。一般每卷不超过200页。
（二）学位档案规格与质量要求
1.凡归档的学位文件材料均应是原件（除轮转手册）。
2.归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。
3.归档文件材料应统一规格。
4.归档内容必须填写完整，否则归档不完全。
（三）各培养医院及学生个人必须核查以下归档材料及内容
1.各培养医院教育处领取归档材料：学生的学位材料、归档封皮、线装线、学位证封皮、学位证书。要求：必须按照“规范学位档案整理、完整报送学位档案及相关材料后，方可领取学位证的原则”完成归档工作。不见规范的学位档案，不可发放学位证书。
2.学生归档及领取学位证：学生在遵从疫情防控工作要求情况下至培养医院教育处领取档案袋，按照要求规范完整归档，归档后，交至培养医院教育处，教育处检查无误后，学生领取学位证书。学生学位归档及领取学位证时间：2022.4.13-2022.4.20（仅限工作日）。
