各培养医院及2022年9月授位的医学融合与实践中心统招全日制研究生：
现将齐鲁医学院2022年9月授位的医学融合与实践中心全日制统招研究生学位档案归档及学位证领取工作安排如下，请各培养医院及申请学位学生按照“规范学位档案整理、完整报送学位档案及相关材料后，方可领取学位证的原则”按时、按要求完成。
一、归档内容
1.学位档案材料1份。
2.归档学位论文1本（线装本，独立本，不装订在档案卷中），论文侧面下方“山东大学”下面用碳素签字笔写上自己的名字。
注意：各培养单位请将学位档案材料与线装论文分别整理，按学生类型及学号顺序排放整齐。
3.博士（2寸）、硕士（1寸）授位学生个人正面免冠彩色照片一张，学生背面写明学号姓名。
注意：各培养医院请将寸照按照博士硕士、学号大小进行排序，统一装入一个信封。
4.博士生论文答辩照片三张（5寸-7寸）。博士三张纸质版照片装一个信封，信封写明学生学号、姓名与学生类型。无须刻录光盘。
（1）导师与学生合照。（照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师）
（2）学生与全体答辩委员合照。（照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与答辩委员会）
（3）学生本人正在答辩的正面照。（照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ正在答辩）
二、《研究生管理系统》中有关信息录入
学生登陆并完成“研究生管理系统”中学位档案相关信息录入：登陆“研究生管理系统”（http://www.gradms.sdu.edu.cn/login）选择“档案管理-学位档案管理-填写卷内目录”菜单，进入卷内目录填写界面。
1.填写数据举例如下（形成时间为当时填写相应材料的真实时间）：
材料名称 |
形成时间 |
份数 |
页数 |
备注 |
《硕士学位论文答辩申请书》 |
2022.9 |
1 |
4 |
|
2.页面中如显示灰色部分为系统自动生成，学生不能更改。
3.（1）形成时间格式为YYYY,MM；
（2）份数是指同一种类型的材料有几份，份数为数字格式；
（3）页数是指同一种类型的材料一共有多少页，份数为数字格式。单面为1页，双面若都有内容为2页。举例：论文答辩表决票5份，每份1页，那么份数填5，页数应该填5；
4.信息填写完毕后，点击提交按钮。
三、打印《卷内目录》，并依照目录整理档案
研究生管理系统内选择“档案管理-学位档案管理-填写卷内目录”菜单，点击“打印”按钮，打印卷内目录。然后，根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。归档材料说明请见通知内压缩包“附件3-202209-临床医学统招归档目录材料说明及解释”根据学生类型查看。
（一）档案材料的整理与立卷
1.打印卷内目录
（1）第一页目录，只填写形成时间、页码；
（2）目录页不编页码；
（3）目录后的一页为第一页，顺序编页码，有字即是一页，正反面有字的算2页。
2.排序
博士、硕士研究生学位材料按照各自相应《卷内目录》的文件序号循序进行排列。
3.表决票的粘贴方法
左对齐粘在一张A4白纸上，阶梯排列露出红章。每张表决票右下角标页码，一张表决票一个页码，用于贴表决票的的白纸不标页码。
4.编码
按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（1、2、3、…）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号，白纸不标。编号完成后，与《卷内目录》核对页号是否一致（页号为此材料的起始号，系统自动生成，如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误，请修改更正）。
6.填写卷内备考表
请下载附件1-《备考表》，填写时间，立卷人填写自己姓名，审核人空着。此表按顺序附最后一页即可,不需编号。--
7.填写卷皮
（1）案卷题名：山东大学2021-2022学年毕业 （本人姓名） 博士/硕士学位申请书、学位论文等。
（2）归档单位：齐鲁医学院
（3） 起止时间：卷内文件最早时间-卷内文件最晚时间。举例：2019.09-2022.09。
（4）装订：方法是三孔一线，装订前应去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。三孔一线方法如图：
8.文件组卷
博士、硕士学位归档材料按人组卷，一人一卷。一般每卷不超过200页。
（二）学位档案规格与质量要求
1.凡归档的学位文件材料均应是原件（除轮转手册）。
2.归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。
3.归档文件材料应统一规格。
4.归档内容必须填写完整，否则归档不完全。
（三）各培养医院及学生个人必须核查以下归档材料及内容
序号 |
检查内容 |
说明 |
|
格 式 部 分 |
1 |
卷内目录是否学生在系统内打印。 |
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2 |
是否按照各自相应《卷内目录》的文件序号循序进行排列。 |
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3 |
标号是否正确。 |
按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（1、2、…）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标。 |
4 |
编号完成与卷内目录核对页号是否一致。 |
与《卷内目录》核对页号是否一致。页号为此材料的起始号，系统自动生成，如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误，请修改更正。 |
5 |
最后一页是否为备考表。 |
备考表时间和立卷人必须填写。 |
内 容 部 分 |
1 |
归档的学位文件材料是否均为原件（除轮转手册）。 |
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2 |
用笔及书写是否符合要求。 |
字迹清晰工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。 |
卷 皮 部 分 |
1 |
案卷题名：山东大学2021-2022学年毕业（本人姓名）博士（硕士）学位申请书、学位论文等。 |
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2 |
归档单位：齐鲁医学院 |
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3 |
起止时间：卷内文件最早时间-卷内文件最晚时间。例：2019.9-2022.9。 |
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装 订 部 分 |
1 |
学位档案材料是否按规范要求线装成册。 |
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2 |
是否为三孔一线法，线是否拉紧系好。 |
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3 |
装订前是否已去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。 |
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4 |
是否将装订本侧面的棱折好。 |
一般20页左右一个棱。 |
照 片 部 分 |
1 |
一张寸照。 |
背面标明学号、姓名和学生类型。博士2寸，硕士1寸。 |
2 |
博士三张答辩现场照片，检查三张照片是否装入一个小信封，小信封封面是否写明学号、姓名和学生类型。 |
（1）导师与学生合照。（照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与导师） （2）学生与全体答辩委员合照。（照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ与答辩委员会） （3）学生本人正在答辩的正面照。（照片背面用圆珠笔标明ⅹⅹⅹ正在答辩） |
四、特别提示
1.（1）部分归档材料由学院返回给学生，收到学院返回材料文件袋后请按照附件2-《学院返回档案袋内材料清单》检查整理相关材料。
（2）检查各自《学位审批书（或专业学位申请书）》最后一页“学位证书编号”一栏是否填写，相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询；
（3）检查《毕业审批书》中“毕业证书编号”一栏是否填写，相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。
2.《学位审批书（或专业学位申请书）》最后一页“校学位评定委员会”信息，会在学校开会后第一时间公布到qq群内，届时请同学们查看填写。
五、学位档案材料及学位证领取
1.各培养医院教育处领取归档材料：学生的学位材料、归档封皮、线装线、学位证封皮、学位证书。要求：必须按照“规范学位档案整理、完整报送学位档案及相关材料后，方可领取学位证的原则”完成归档工作。不见规范的学位档案，不可发放学位证书。
医院领取归档材料时间：另行通知
医院领取归档材料地址：山东大学趵突泉校区教八一层研究生办公室
医院报送档案时间：另行通知
医院报送档案地址：山东大学趵突泉校区教八一层研究生办公室
2.学生归档及领取学位证：学生在遵从疫情防控工作要求情况下至培养医院教育处领取档案袋，按照要求规范完整归档，归档后，交至培养医院教育处，教育处检查无误后，学生领取学位证书。学生学位归档及领取学位证时间：另行通知
通知涉及的相关附件请至群内压缩包下载
齐鲁医学院研究生教育管理办公室
医学融合与实践中心研究生办公室
2022年9月20日
