为鼓励学生参加国际会议，提高我校研究生培养国际化水平，推动学校“双一流”建设，落实“放管服”要求，切实发挥各培养单位的主体作用，及时受理学生申请及办理资助手续（不需要申请资助，仅办理出国会议出境手续的，请直接跳转，参照《研究生出国（境）审批手续、改派、回校报到办理流程(学生版）》执行），现将相关申请资助流程安排如下.
一、申请资助流程。
1.申请人于每个月第二、第四周星期四上午到学院/医院教育处办理申请手续，提交如下材料：
（1）《山东大学在校研究生申请出国出境审批表》 （登录研究生管理信息系统申请，导师、学院秘书审核后打印）（一式1份）；
（2）《山东大学研究生申请国际会议资助汇总表》（一式1份，电子版发送至py@sdu.edu.cn）；
（3） 《山东大学资助研究生参加国际学术会议（境外）申请表》（一式1份）；
（4）《山东大学因公出国、赴港澳申报表》（一式1份）；
（5）会议主办方出具的正式邀请函、录用通知及其中文翻译件（一式2份，正式证明函件有官方签名或大会正式program，中文翻译件需要导师签字）、函件上须注明论文录用类别（ORAL或POSTER）证明；
（6）提交导师审核签字的参会论文原稿（如果投稿的是摘要，也需附论文全文原稿），格式按国内外正式期刊投稿格式，且作者为第一作者、山东大学为第一署名单位；
（7）外语水平证明；
（8）会议日程；
（9）个人政审材料（见附件，需所在单位书记签字，盖党委的章）；是否涉密声明（请与本单位保密员核实派出人员是否涉密，如为涉密人员，按其规定处理。需导师签证，学院/医院盖章）。
上述材料按以下要求装订（ABC三套）：
A （1）（9）右上角铅笔注明“学院留存”；
B （2）（3）（5）(6）(7）(8) 按顺序用曲别针别好，首页右上角铅笔注明“研究生院”；
C （4）（5）按顺序用曲别针别好，首页右上角铅笔注明“国际事务部”
2. 导师、学院（或所在医院教育处）对研究生提交的材料进行审核，同一学院（医院）有两名及以上学生参加同一会议，请由所在学院（或所在医院教育处）在《山东大学研究生申请国际会议资助汇总表》进行推荐排序；不同学院（医院）有两名及以上学生参加同一会议自备上述材料电子版（发送至py@sdu.edu.cn），由齐鲁医学院研究生处组织专家组进行推荐排序,未接受过资助者优先考虑。
3. 上述申请材料由学院审核后，根据相关表格根据要求签字盖章，以学院（或所在医院）为单位，每个月的第二、第四周的星期四上午交至齐鲁医学院研究生处（综合楼612室，电子版发送至py@sdu.edu.cn，由齐鲁医学院统一报送研究生院。
4.上述（3）申报表填写问题可咨询电话88364544，特别注意出境时间、入境时间须与邀请函时间一致，因时差问题可提前1天，晚回2天。经费来源须填写，申请国际会议资助同学，如导师同时给与资助者，可填写科研经费或导师指定经费。赴台湾审批程序同上，具体见国际事务部网站。
二、报销流程
研究生院经费报销范围包括机票、住宿费、会议注册费等；伙食费和差旅补助等不在报销范围内。
1.报销之前请将电子版的会议总结、参会照片等材料发到邮箱hwjl@sdu.edu.cn,py@sdu.edu.cn，抄送py@sdu.edu.cn。总结模板见附件。
2.携带护照、发票等参会相关材料至国际事务部（明德楼C315）办理核销手续。
国际事务部会审核后，提供签字盖章的“山东大学因公出国境外汇开支预算表”、“临时出国境用汇核销单”“山东大学出国赴港澳任务批件”。
3.财务报账大厅审核、填写报销单
（1）携带国际事务部出具的“山东大学因公出国境外汇开支预算表”、“临时出国境用汇核销单”、“山东大学出国赴港澳任务批件”到财务报账大厅11号“外汇报销”窗口审核。
（2）从财务报账大厅领取 “山东大学差旅费结算表”，将其余发票按要求粘贴填写，并请财务人员核实是否符合报销要求。
4.办理好以上手续，进行网上报销预约，携带已填写并粘贴的“临时出国境用汇核销单”和“山东大学差旅费结算表”，所有相关原始报销单据及参会相关材料至研究生院培养办（明德楼B301，王老师）办理相关手续。参会相关材料包括：
（1）会议日程安排（含有本人发言或报展的日程页原件、复印件）、会议论文集等会议材料；
（2）护照原件及首页和标有出入境日期页面的复印件；
（3）相关发票原件；
（4）山东大学出国赴港澳任务批件（由国际事务部出具）。
四、其他
1.已经获得资助名额者，如未能成行，资助名额自动取消，不可转为资助参加其它会议、不得转让他人使用；改为申请其它会议参会资助者，须重新申报。
2.原则上学校资助培养单位参加同一学术会议不超过3名研究生，学生在学期间出境参加国际学术会议学校原则上只资助一次。若申请人正在境外交流，欲往第三地参加国际会议则暂不能申请该项目资助。
3.2017山大公派项目QQ群 237251702，入群者申请加入参加“国际会议讨论组”。
4.资助额度参照学校有关文件进行-《关于《山东大学资助研究生出境参加国际学术会议管理办法》的补充规定》。
